Ter um excelente conhecimento técnico da sua profissão é ótimo! Porém, se você tem uma clínica ou consultório, além do conhecimento técnico, é preciso ter também, um bom conhecimento sobre gestão de clínicas.
É claro que sua habilidade técnica é essencial, mas saber como gerenciar a clínica de modo que ela cresça e se torne ainda mais bem sucedida também é importante. Por isso, neste post vamos ensinar tudo o que você precisa saber sobre o assunto para começar a ter uma gestão de clínica eficiente.
O que é a gestão de clínicas?
Se você acha que para ter uma clínica de sucesso basta ser um bom médico(a) você está enganado(a). Da mesma forma que é importante ter um bom conhecimento técnico, também é preciso saber fazer uma boa gestão de clínicas.
Mas afinal, o que é essa gestão? Bom a gestão de uma clínica ou de um consultório possui diversas vertentes. Por exemplo, é preciso fazer a gestão financeira, de fidelização de clientes, de agenda ou diversos outros detalhes que fazem bastante diferença.
Ou seja, são ações que, se tomadas com base num planejamento, podem elevar o nível da clínica e colocá-la em outro patamar.
Para saber por onde começar é preciso fazer uma análise profunda da clínica e entender onde ela pode ser melhorada ou então, o que está atrapalhando a clínica a crescer e ter mais alcance.
Depois de fazer essa análise, aí sim você será capaz de identificar pontos de melhoria para administrar uma clínica ou consultório que, além de prestar um bom atendimento também mantém os melhores resultados como empresa.
Sendo assim, podemos dizer que os objetivos da gestão de clínicas são:
- Gerar valor aos pacientes;
- Manter um bom ambiente de trabalho para os funcionários da clínica;
- Manter bons resultados financeiros;
- Diminuir custos desnecessários;
- Dar uma boa qualidade de vida para os pacientes;
- Gerar mais parcerias estratégicas e empregos;
- Levar inovação para sua clínica;
- Facilitar o dia a dia de trabalho;
- Manter as rotinas médicas organizadas;
- Otimizar todos os processos operacionais;
- Estabelecer e alcançar as metas.
Quais são os maiores desafios na hora de fazer a gestão de clínicas?
Como nem tudo são flores, é claro que existem desafios na gestão de clínicas. Contudo, para saber como driblar esses desafios, você precisa conhecê-los e entender como eles afetam a sua gestão!
Neste artigo vamos focar nos desafios mais gerais. Ou seja, nos desafios os quais a maioria das clínicas podem enfrentar na hora de fazer a gestão. Por isso, é importante frisar que fazer um estudo da sua clínica é essencial, pois só assim é possível entender especificamente como agir por aí.
A pessoa que faz a gestão de clínicas é responsável por fazer um planejamento estratégico, criar metas, acompanhar os indicadores de desempenho e fazer ajustes sempre que necessário.
No planejamento estratégico é preciso levar em consideração tanto os recursos financeiro, quanto os materiais e os humanos. Além disso, outras questões burocráticas também estão envolvidas nesse trabalho.
Dar conta de tudo isso já é um grande desafio, já que é preciso ter muita cautela para resolver cada uma dessas questões mencionadas. Porém, você já sabe de tudo isso. O que queremos passar aqui, são outros pontos que nem sempre recebem a devida atenção.
Por exemplo, você sabia que determinados dados do paciente devem ser armazenados por pelo menos 20 anos? E que um simples erro na agenda pode atrasar os atendimentos de um dia inteiro? Por isso alguns detalhes precisam de atenção redobrada!
Alguns dos desafios que devem ser superados na gestão de clínicas são:
- Ter uma boa gestão de dados, sejam eles dos pacientes, dos funcionários, das finanças ou dos equipamentos;
- Manter um bom controle financeiro, sempre se atentando para não misturar os gastos pessoais com profissionais;
- Se atentar à gestão de tempo para não perder em produtividade.
Como começar a fazer uma boa gestão?
Agora você já sabe o que é a gestão de clínicas, quais são os principais desafios a serem superados na hora de colocar a gestão em prática e, sabe também, o porquê desta gestão ser tão importante.
Então, agora só resta saber como fazer e por onde começar. Separamos aqui, uma série de dicas do que fazer para ter uma gestão eficaz na sua clínica.
1. Mantenha a clínica de acordo com a legislação
De nada adianta ter uma clínica se ela não possui alvará para funcionar legalmente. Portanto o primeiro passo, antes de começar a fazer a gestão de clínicas, é garantir o alvará de funcionamento da prefeitura.
Por ser um ambiente de alto risco sanitário, uma clínica médica precisa também, de algumas aprovações e licenças.
Sendo assim, para garantir que não haja contaminação por agentes químicos, físicos ou biológicos, radiação ionizante, resíduos perfurocortantes ou outros tipos de contaminação, a clínica precisa cumprir às legislações trabalhistas, mas também às sanitárias e às específicas da área da saúde.
Então lembre-se se consultar os órgãos responsáveis e conseguir a licença sanitária da Anvisa, o certificado de conformidade do Corpo de Bombeiros e cadastro no departamento de limpeza urbana
2. Faça um planejamento de gestão de clínicas com base em metas
Onde você pretende que a sua clínica chegue? O que mais você quer conquistar? Disso tudo o que você quer, quanto você já possui? E o que fazer para conseguir ter o resto que ainda falta?
Faça essas perguntas para si mesmo(a) e para os funcionários que trabalham na clínica e, a partir disso, crie um planejamento com base nessas metas.
Lembrando que o planejamento na gestão de clínicas, precisa abranger todas as ações necessárias para que a meta seja alcançada. Para isso, é preciso identificar o que já é feito na clínica e o que ainda não é.
Depois não tem segredo, é só tirar do papel tudo o que ainda precisa mudar e colocar em prática nas rotinas e nos processos operacionais e estratégicos da clínica ou do consultório.
3. Mensure os resultados das ações aplicadas
Se o que não é medido não é melhorado, não tem como melhorar a gestão de clínicas se os resultados não forem mensurados.
Pensando nisso, sempre que uma mudança for implementada com base em alguma meta, estabeleça KPIs (Key Performance Indicators) e os analise com constância para saber se os resultados esperados estão sendo concretizados.
Por exemplo, você pode medir o Retorno Sobre Investimento (ROI) para entender se o valor investido em determinada coisa foi bem investido ou se houve prejuízo. E então, caso tenha sido prejuízo, pode buscar por uma solução.
4. Mantenha a Gestão financeira
Apesar de muitos pensarem que fazer a gestão financeira é apenas medir o lucro ou prejuízo da clínica, na realidade, não é bem assim que funciona.
Isso porque a gestão de finanças está baseada numa análise do fluxo de caixa, em que são identificadas todas as transações realizadas.
Ter este controle é essencial para que seja possível prever os gastos e os períodos de alta ou baixa na clínica, identificar gastos desnecessários que podem ser cortados e assim por diante.
O que queremos dizer é que, para que se tenha uma boa gestão de clínicas, é fundamental ter uma boa gestão financeira.
Por ser algo tão complexo e cheio de detalhes e burocracia, em muitos casos pode valer a pena contratar algum serviço para fazer essa parte da gestão.
5. Faça um controle do uso de insumos e de estoque
Todos os produtos e equipamentos que são utilizados numa clínica precisam ser monitorados. É preciso saber exatamente quando devem ser substituídos ou quando devem receber manutenção.
Além disso, é importante manter a gestão do estoque para evitar perdas por excesso ou então, evitar que falte algo em algum momento.
E quanto aos insumos, eles devem ser controlados. Afinal, quando não há um controle de insumos, as pessoas podem começar a utilizá-los de forma inadequada e excessivamente.
6. Garanta um atendimento de qualidade para os pacientes
A gestão de clínicas não serve apenas para questões operacionais. Pelo contrário, é preciso gerir também os funcionários para que deem um atendimento de qualidade para os pacientes.
Um atendimento humanizado e bem feito, com certeza te ajudará a reter os pacientes e fidelizá-los.
Para garantir um alto nível de qualidade no atendimento, invista em treinamentos e tenha a melhor equipe possível e que compartilhe com os valores pregados na clínica. E claro, os funcionários que devem ser treinados não são somente os recepcionistas, são todos que têm contato, em algum momento, com os pacientes, inclusive os médicos que atendem na clínica.
7. Mantenha “a casa em ordem”
Toda empresa, de qualquer ramo que seja, precisa de organização para que possa prosperar. Caso contrário, confusões começam a serem feitas e os erros começam a aparecer.
Portanto, é preciso “colocar a casa em ordem” e manter os prontuários dos pacientes organizados e atualizados, assim como outros documentos da clínica e a agenda médica também.
Existem diversas formas de organizar o consultório ou clínica com a gestão de clínicas. Você pode, por exemplo, utilizar planilhas de excel ou até mesmo softwares específicos para isso.
8. Use a tecnologia a favor da gestão de clínicas
A tecnologia a maior aliada que alguém pode ter nos negócios e não é à toa. Afinal, com as ferramentas corretas é possível automatizar e otimizar toda a parte operacional da gestão de clínicas.
Com isso, fica muito mais fácil organizar as rotinas da clínica, fazer a gestão financeira, agendar consultas etc.
Outro ponto em que a tecnologia pode agir à favor dos médicos nas clínicas, é nos equipamentos digitais que podem ser utilizados para exames, consultas e diagnósticos.
Para saber mais sobre o assunto, confira nosso post sobre telemedicina e sobre consultório online!
E aí, de acordo com o que aprendeu hoje, como está indo a gestão de clínicas por aí? Está bem ou ainda precisa melhorar? Para mais conteúdos como este, continue acompanhando o blog!
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