Atender os pacientes de um consultório médico é essencial para manter e prosperar o negócio. No entanto, essa não deve ser a única preocupação nos consultórios.
Na realidade, existem diversos outros pontos que merecem atenção quando o assunto é gestão de consultórios. Por exemplo, é preciso cuidar da parte legal, da gestão financeira, do quadro de funcionários, entre outras questões.
Por abranger tantas coisas, fazer um gestão de consultório médico pode ser algo um pouco difícil para quem nunca teve essa experiência. Pensando nisso, preparamos uma guia completo de como fazer a gestão de um consultório médico. Confira a seguir!
O que é uma gestão de consultório médico?
A gestão de um consultório médico é todo o conjunto de práticas que envolvem administrar o consultório da melhor forma possível e analisando todos os pontos pertinentes para que o consultório cresça e tenha bons resultados.
As estratégias utilizadas, a definição de metas e a execução do plano de ação, por exemplo, são partes do planejamento e eles só podem ser atingidos caso a gestão seja eficiente.
Além disso, gerir um consultório médico também significa analisar as receitas e despesas do consultório, projetar faturamento, decidir quando e em que investir, planejar ações de marketing para atrair e fidelizar clientes, fazer a gestão de pessoas (caso o consultório tenha funcionários) etc.
Em clínicas e consultórios de grande porte, geralmente, quem faz esse papel é um funcionário contratado para isso, ou então, um serviço terceirizado é contatado. Já em consultórios pequenos, é muito comum que o próprio médico faça todo o trabalho de gestão.
Qual é a importância de fazer uma boa gestão de consultório médico?
A demanda em consultórios costuma ser bem alta, o que é ótimo para pessoas que empreendem nesta área. Contudo, é válido lembrar que, da mesma forma que a demanda de procura é alta, o mercado da área da saúde também é bem competitivo.
Isso quer dizer que existe muita concorrência, o que abre um grande leque de opções para quem está à procura de atendimentos. E é claro que, com tantas opções, o público avalia qual consultório médico oferece o melhor atendimento e as melhores soluções para seus problemas.
E o que isso tem a ver com a gestão de consultórios? Respondemos: tem exatamente tudo a ver! Afinal de contas, quando a gestão de um negócio é feita com qualidade e de forma eficaz, as chances dele se destacar perante os clientes é muito mais alta.
Quer um exemplo? Pense na maneira que você age quando vai escolher um serviço para contratar ou um produto para comprar. Provavelmente você pesquisa bem a respeito de qual oferece melhor qualidade, qual proporciona a melhor experiência e qual se adequa mais ao seu orçamento e suas expectativas.
Somente depois de fazer toda essa pesquisa é que você toma sua decisão, certo? Com o público de clínicas e consultórios também acontece da mesma forma e, geralmente, eles optam pelo consultório que é mais bem administrado e que tem a gestão impecável, já que são esses que oferecem o melhor serviço.
Afinal, como fazer a gestão de consultório médico?
Agora que você já sabe o que é a gestão de consultório médico e qual é sua real importância, vamos te ensinar a colocar em prática uma gestão efetiva. Vamos lá?
1. Otimize e automatize os processos do consultório
Por muito tempo, todos os processos de qualquer empresa, não só os consultórios médicos, eram feitos de forma completamente manual.
Esse tipo de gestão de consultório médico tradicional funcionou por muito tempo. No entanto, como tudo evolui, hoje em dia temos a tecnologia a favor das empresas.
Sendo assim, o primeiro passo para melhorar a gestão do seu consultório é revisar todos os processos existentes e avaliar o que pode ser otimizado.
Para isso, avalie os dados de KPI’s que você tem disponíveis procurando por gaps ou lacunas. Depois disso, será possível entender em quais partes os processos do consultório podem melhorar.
Uma boa ideia é automatizar tudo o que for possível, deixando o trabalho manual somente para o que for necessário. Assim, você irá poupar tempo e dinheiro do consultório.
Alguns exemplos de processos que podem ser automatizados são os agendamentos de consulta, controle financeiro, lembretes de agendamento para os pacientes etc.
2. Mantenha um atendimento padronizado e de qualidade
O atendimento também faz parte da gestão do consultório médico. Isso quer dizer que prezar pela qualidade dos atendimentos é fundamental para manter uma clínica ou consultório médico funcionando da melhor forma.
Para melhorar a qualidade do atendimento existem algumas ações que podem ser tomadas:
- Ao contratar pessoas para o consultório se certifique de que elas são qualificadas e realmente podem oferecer um bom serviço;
- Padronize o atendimento tanto em relação aos meios de comunicação (mensagem, ligação, email…) quanto à forma que ele acontece (tom de voz, dados que devem ser coletados…);
- Se atente para que o tempo de espera dos pacientes não seja muito grande, afinal, os atrasos no atendimento são muito mal vistos;
- Garanta uma boa experiência aos pacientes desde o agendamento da consulta até o último momento para fidelizá-los;
- Faça pesquisas de satisfação com os pacientes. Para fazer a pesquisa peça por sugestões e feedbacks tanto online quanto fisicamente, dependendo do que for mais adequado para o seu consultório.
- Se certifique de que o consultório tenha um ambiente agradável.
Enfim, padronize o atendimento e ofereça uma experiência agradável para os pacientes sempre buscando agradar o seu público-alvo.
3. Não se esqueça de fazer a gestão de tempo
A gestão de tempo é fundamental na gestão de consultório médico tanto para os médicos que atendem quanto para os pacientes que são atendidos.
Como mencionamos antes, para oferecer uma boa experiência aos pacientes, atrasar consultas não deve ser uma prática no consultório ou clínica. Inclusive, não é nada incomum consultórios com filas de espera mesmo que tenham agendamento prévio.
Para evitar problemas do tipo é preciso manter uma boa gestão de tempo do consultório médico. Para tanto, identifique o tempo necessário para consultas, o tempo que leva para a preparação da sala entre uma consulta e outra, os intervalos dos médicos e dos recepcionistas e assim por diante.
Enfim, é preciso mapear tudo que pode influenciar neste quesito e gerir o tempo para evitar atrasos e filas de espera.
4. O planejamento financeiro é essencial
De nada adianta um ótimo atendimento e processos automatizados, se não houver planejamento financeiro na gestão do consultório médico.
Fazer o planejamento das finanças significa entender perfeitamente o fluxo de caixa. Ou seja, identifique todos os gastos e custos do consultório, mapeie todas as entradas, observe a média de consultas que são feitas no mês e procure fazer o planejamento a curto, médio e longo prazo.
O planejamento deve conter metas e objetivos para que você consiga traçar planos de ação que te permitam alcançá-los.
5. Faça uma gestão de pessoas eficaz
Muitos consultórios médicos possuem um quadro de funcionários, seja para recepção, limpeza, assistência ou qualquer outro cargo.
Parte da gestão de um consultório médico é gerenciar bem esses colaboradores que contribuem com a empresa. Afinal, para que eles trabalhem bem, eles precisam ser motivados e treinados.
A seguir, elencamos algumas dicas para uma boa gestão de pessoas:
- Mantenha uma comunicação clara e transparente;
- Envolva os profissionais no processo decisório do consultório;
- Dê feedbacks positivos e negativos para a equipe;
- Receba feedbacks da equipe;
- Ofereça boas condições de trabalho;
- Aplique pesquisas de clima organizacional e satisfação interna.
Em resumo, trabalhe para que a sua equipe seja motivada e execute suas atividades com alta performance.
Dica bônus
Como você já deve ter percebido, fazer uma boa gestão de consultório médico não é uma tarefa muito fácil.
Por conta da dificuldade, da falta de tempo, de atendimentos em localidades diversas e até mesmo pela falta de capital financeiro, muitos médicos optam por não ter uma clínica médica própria.
Se você, por algum motivo se enquadra nesse cenário, temos uma dica: alugue consultórios e salas de outros médicos por dia.
A vantagem é que você já tem o ambiente todo estruturado para realizar o atendimento e sua única tarefa é agendar as consultas e fazer os atendimentos no local alugado.
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