Se você quer abrir ou já abriu o seu próprio consultório de psicologia, e deseja começar com o pé direito, confira algumas dicas úteis na área da administração.
Administrar um negócio não é uma tarefa fácil, ainda mais quando se trata de um empreendimento dentro da área da saúde.
Por conta disso, cuidar dessa área administrativa é mais do que essencial para ter um bom retorno na área.
Além disso, o ramo da psicologia continua em crescimento há diversos anos, sendo muito requisitado não só em consultórios.
Estar bem preparado para enfrentar adversidades é necessário, e para isso um bom começo é ter um ótimo planejamento estratégico.
Planejamento estratégico para consultório de psicologia
O seu planejamento estratégico que irá ditar o seu futuro e o futuro da sua clínica, pois através dele você poderá montar o plano perfeito de sucesso.
O primeiro passo é uma pesquisa de mercado completa, onde você irá ver outros consultórios de psicologia e também a questão de preços, avaliações dos profissionais que atuam lá e etc.
É necessário uma pesquisa completa e com todos dados necessários possíveis, até mesmo se a clínica concorrente fica mais próximo de um ponto de ônibus ou não.
Isso tudo para você conhecer as principais necessidades que o seu público tem, e conhecendo essas necessidades, é possível ir em direção ao sucesso.
Não só analise diversas clínicas, como também outros bairros e outros público-alvo que podem se interessar mais pelo seu consultório.
Considere também que quanto maior número de clínicas houver por perto, mais marketing terá que ser feito no futuro também.
Ter concorrência por perto não é sinônimo de fracasso, mas sim de mais empenho ao abrir seu consultório.
Porém, é bom evitar uma rua com diversos consultórios, pois isso poderá confundir seu público onde ele deverá ir.
Assim como também não irá adiantar ir a uma área afastada e sem concorrentes em um bairro que não é seguro.
Coloque todas as informações que conquistar em um papel e compare o custo-benefício dos locais que você visitou.
Caso você já tenha aberto sua clínica, esse fator não muda tanto: releia seu planejamento estratégico e confirme se todas informações necessárias estão lá.
Assim, é possível começar com o pé direito da melhor forma possível: conhecendo o “terreno” em que você irá atuar.
Faça planejamentos de marketing da forma correta
Após um bom planejamento estratégico, é possível começar a formular o marketing do seu consultório.
É importante ver a quantidade de dinheiro disponível para investir em marketing, seja em redes sociais ou para fazer folhetos para distribuição.
Essa área da administração deve ser muito bem desenvolvida com um profissional da área de marketing para chegar a um consenso do que é melhor para o consultório.
Além disso, a psicologia é um ramo muito concorrido, então ter cuidado para não fazer estratégias não profissionais é essencial.
Há consultórios que fazem um “ótimo” marketing, mas que na hora de entregar o serviço com a qualidade prometida, falha.
É necessário planejar com cuidado, de forma que entregue ao usuário como seu consultório poderá ajuda-lo e da melhor forma possível.
Também é possível ir em busca de parcerias para indicar clientes, divulgação do nome do seu empreendimento e até mesmo para desenvolver eventos.
Toda a comunidade da área da psicologia deve buscar se ajudar mutuamente, pois não é uma área em que há escassez de cliente, muito pelo contrário.
Desse modo, busque outras clínicas ou profissionais para desenvolver eventos onde seu consultório poderá aparecer, ou até mesmo criar algum conteúdo junto com outro consultório.
Não é necessário ser em parceria com outro consultório de psicologia, busque clínicas médicas que poderão ser suas futuras parceiras.
Por fim, também planeje o quanto seu consultório será ativo nas redes sociais para atrair ainda mais clientes.
Se organize da forma correta
Um bom começo é apostar em uma agenda, pode ser a de papel ou também a eletrônica para começar a anotar seus compromissos.
O ponto principal é ter uma para conseguir se organizar: seja com consultas ou para reuniões.
Agendas eletrônicas podem ser um bom investimento, uma vez que é evitado diversos erros, como dois pacientes em um mesmo horário.
Além disso, também é possível que os médicos acessem seus horários de atendimento, consultem dados, verifiquem prescrições realizadas, entre outras opções.
A importância da organização é subestimada diversas vezes, mas sem ela o seu consultório pode virar um caos.
Anote absolutamente tudo, quanto aos seus arquivos: separe em pastas e organize por data, letra ou como for melhor para você.
Faça planilhas de todos os gastos e ganhos, e uma boa recomendação é ter cópias de absolutamente tudo.
Isto é, se você tem um contrato, faça duas cópias, ou se comprar algo para seu consultório, anote em uma planilha no computador e em uma agenda também.
Se prevenir nunca é demais, então invista em cópias e é claro, na sua organização.
Outra opção muito recomendada é investir em um software de gestão, que poderá contribuir muito na organização quanto a disposição de pacientes, preços dos seus serviços e também auxiliar o médico a gerar relatórios, revisar prontuários e ver também a quantidade de consultas realizadas durante o mês.
Através de um bom software de gestão, também é possível fazer controle dos convênios de cada paciente e analisar as formas de pagamento.
É claro que consultórios que não contam com um orçamento muito grande para investimentos podem deixar essa opção para mais tarde.
Crie metas diárias, semanais e mensais para seu consultório de psicologia
Ter metas evita distrações e também deixa bem claro como você está indo com o seu consultório.
Na hora do planejamento, já é possível criar metas e expectativas de ganhos anuais para ver se o investimento já irá ser compensado ou não.
Metas mensais são ótimas para ver se irá alcançar seus resultados esperados, e caso o resultado não esteja como o esperado, há tempo de fazer novas estratégias.
Já metas diárias tem um foco diferente: evitar distrações.
Criar uma rotina e ter metas diárias pode ajudar na hora de evitar distrações simplesmente porque você sabe o que deve fazer durante o dia.
Metas semanais são um complemento para as diárias, onde você poderá verificar se fez todo o necessário durante a semana.
Além disso, semanalmente também é possível verificar se os ganhos e gastos estão indo como esperado, mas não se apegue tantos aos números, especialmente no começo: há semanas que são melhores que outras, então o ideal é esperar o relatório mensal.
Essas metas não devem ser baseadas em fontes não confiáveis, e é claro, devem ser estruturadas com lógica.
Por exemplo: não é recomendado esperar um lucro de 100% logo no primeiro mês, pois não é um dado realista.
A partir desses dados realistas é possível criar suas metas, e é claro que não é preciso exagerar em metas diárias: elas não devem comprometer seu tempo de descanso.
Em seguida, vamos a próxima dica!
Acessibilidade e treinamento de funcionários
Seu consultório de psicologia deve ser aberto a todos, então já na área administrativa é necessário cuidar do treinamento de funcionários.
É claro que médicos já estão preparados para lidar com os pacientes, porém nem sempre uma secretária já trabalhou na área e está pronta para atender da maneira correta.
Desse modo, é necessário selecionar muito bem seus funcionários e investir em um treinamento de qualidade.
Há uma série de cuidados que devem ser passados a todos funcionários para deixar os pacientes a vontade.
Além disso, investir em acessibilidade também deve ser um foco na área administrativa, pois além de ser um belo pró para seu consultório de psicologia, também irá ajudar ainda mais pessoas a conhecerem seu serviço.
Não só focar no atendimento a pessoas com deficiência, como também deixar seu consultório mais acessível (sem contar com as exigências legais do Decreto Federal 5296).
Diversas pessoas contam com uma administração focada apenas em lucro e pouco investimento em infraestrutura do local, sendo um erro muito cometido por iniciantes que desejam recuperar o dinheiro do investimento o mais rápido possível.
Mas é claro que colocar dinheiro em uma infraestrutura que irá atrair ainda mais pessoas do local não é um “gasto” e sim um “investimento”.
Desse modo, pense sempre nos seus pacientes: como seus funcionários irão os tratar e também a acessibilidade deles ao seu consultório.
Administre seu consultório de psicologia da forma correta
Todas essas dicas podem ajudar e muito na hora de abrir o seu consultório, porém é claro que a área da administração é muito extensa para ter todos seus conhecimentos em um só artigo.
Por conta disso, é recomendado estudar o que for necessário, como gestão financeira e administrativa.
Na faculdade de Psicologia não é ensinado administração, então ter conhecimento nessa área é necessário para que não se cometa erros bobos.
Entre as áreas administrativas, talvez o mais importante seja a área financeira: afinal, é a área que está pondo seu empreendimento no jogo.
Não dá para errar quando se trata de dinheiro e um investimento alto, então faça um curso (presencial ou não) e estude mais a respeito dessa área.
Também é possível encontrar artigos que ensinam mais especificamente como fazer sua planilha de gastos, como o que considerar ou não.
Assim, será possível abrir seu consultório de psicologia (ou então seguir com ele) da melhor forma possível.
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